Ota haltuun Eisenhowerin matriisi ja helpota to do -listan priorisointia

Mä todellakin tiedän, että (työ)elämä voi olla välillä yhtä hullunmyllyä, ja tuntuu, että aika valuu sormien välistä kuin hiekka. Onneksi on minua viisaampia, jotka ovat suunnitelleet jotain, mikä voi auttaa mua (ja sua) laittamaan asiat järjestykseen ja priorisoimaan. Jotain, joka auttaa priorisoimaan hommat niin, että saadaan enemmän aikaa sille, mikä oikeasti merkitsee.

Ajatteletko jo, että kerro N Y T, miten tää Eisenhowerin matriisi toimii?

Ehkä oletkin joskus kuullut Eisenhowerin matriisista tai ehkä et. Joo, mä tiedän, se kuulostaa hienolta ja monimutkaiselta, mutta ei huolta, se on oikeastaan aika yksinkertainen ja mahtava työkalu ajanhallintaan. Onko tuttua, että jatkuvasti venyvä to do -lista ahdistaa ja päivät valuu ohi tulipaloja sammutellessa? Tuntuuko siltä, ettet saa oikein mitään järkevää aikaiseksi, vaikka koko ajan on niin hemmetin kiire? Kun on koko ajan kiire, niin pirstaleisen ja hektisen (työ)elämän keskellä työtehtävien priorisointi voi tuntua ylitsepääsemättömältä. Tuntuu, että tekemistä on (ja tulee lisää) tehtävälistalla loputtomasti.

Siitä syystä, ehdottomasti kannattaa tutustua erilaisiin tehokkaisiin ja itselle sopiviin ajanhallintakeinoihin. Mun mielestä ne on asiantuntijatyössä yksi tärkeimmistä työkaluista. Eisenhowerin matriisi on yksi keino selkeyttää omaa to do -listaa ja työkuormaa.

Knoppi: Eisenhowerin matriisi (engl. Eisenhower matrix) on yhdysvaltain entisen presidentin mukaan nimetty. 

Eisenhowerin matriisi, jota kutstuaan myös Eisenhowerin laatikoksi, perustuu tehtävien jakamiseen nelikentälle.

Kuvittele kaksi akselia: tärkeys & kiireellisyys. Jaa työt näiden kahden kriteerin perusteella 4 lohkoon.

Lohko 1 Kiireelliset ja tärkeät hommat

Töitä, jotka täytyy hoitaa heti. Esimerkiksi akuutit ongelmat tai lähestyvä deadline. Ne eivät aina ole listan mukavampia hommia, mutta ne täytyy hoitaa.

HUOM! Nämä voivat ilmestyä to do -listalle lyhyellä varoitusajalla, joten kannattaa varata päivästä joku tietty aika näiden tehtävien suorittamiseen.

Lohko 2 Tärkeät, mutta ei kiireelliset hommat

Nämä ovat asioita, jotka vaativat aikaa ja suunnittelua. Se voi olla vaikkapa tulevaisuuden suunnitelmia tai pitkän aikavälin tavoitteita. Pyri käyttämään tämän kentän tehtäviin eniten aikaasi. 

Lohko 3 Kiireelliset, mutta ei niin tärkeät hommat

Nämä voivat olla myös sellaisia asioita, jotka tulevat yllättäen, mutta eivät välttämättä ole kovin merkittäviä pitkällä tähtäimellä. Jos tuntuu, ettet saa päivän aikana mitään aikaiseksi, niin tekemäsi työt on luultavasti juuri näitä. Niitä voi ja kannattaa siis yrittää delegoida tai tehdä nopeasti, jotta pääsee takaisin tärkeämpiin juttuihin.

Lohko 4 Ei kiireelliset eikä tärkeät hommat

Tämä on sellainen alue, jonka ei kannata käyttää liikaa aikaa. Se voi olla esimerkiksi ajanhukkaa tai turhia juttuja, jotka eivät vie meitä eteenpäin.

Tässä se siis on, Eisenhowerin matriisi! Kokeile sitä jo nyt tai viimeistään seuraavan kerran, kun tunnet olevasi pulassa ajan kanssa. Se auttaa sua pitämään asiat hallinnassa ja varmistamaan, että panostat aikaasi oikeisiin asioihin.

Muistathan, että elämässä on paljon muutakin kuin vain kiire ja tärkeys. Nauti matkasta ja anna itsellesi lupa ottaa aikaa ajatusten ja työtehtävien järjestelylle sekä pitää pientä taukoa silloin tällöin.

Jaan samoja ajatuksia myös somekanavissani, joten otathan kanavat seurantaan!

Seuraa KetäAkatemiaa LinkedIn:ssä, Instagramissa ja Facebookissa. Löydät myös kirjoittajan, Anne Rantalan LinkedIn:stä.